Когда невозможно сделать всё "по науке".⁠⁠

Был опыт работы в дистрибуции, когда меня не касалась операционная деятельность компании. Когда я только пришел в эту компанию, то мне дали под контроль юриста и HR директора. На многие вещи повлиять не мог, больше был наблюдателем. Тем не менее, хоть как-то пытался свой сектор держать в порядке.

Завод-производитель слабоалкогольной продукции ежегодно раскидывает по всем рынку через своих дистрибуторов брендированные холодильники. Торговые точки(партнеры) обязуется взамен заполнять на 100% эти холодильники продукцией завода. Этих холодильников тысячи и более в год. Порядок действий обычно такой: коммерческий отдел раскидывает их и только после этого они начинают заниматься вопросами учета и оформления документов. Ситуация усугублялась тем, что торговая команда в лице супервайзеров и торговых представителей, находилась в штате завода-производителя, у нас же был коммерческий директор, которому они административно подчинялись. Завод называл это "гибридной системой дистрибуции".

И вот, торговые представители приносят мне очередную пачку соглашений. А в тот период, индивидуальным предпринимателям печать иметь было не обязательно. Смотрю подпись на договоре "продавщица Роза". Торговый представитель - ТП.

Я: что это?

ТП: это хозяйка расписалась.

Я: это же не подпись, тут просто написано "продавщица Роза".

ТП: а, а там подпись нужна да?(прикидывается что не знал).

Я: да. Если завтра холодильник исчезнет, то по такому договору вы ничего не сможете предъявить.

Торговый представитель исчезает. Весть о том, что "договора нормально проверяют" быстро распространяется среди его коллег. А я поднимаю около 300 договоров, которые уже были приняты юристом ранее и ожидаемо вижу, что почти все договора подписаны непонятно кем, а в некоторых и подписей нет.

В следующий раз толпой заходят торговые представители, каждый со своей пачкой договоров. Быстро определив договора, в которых нет подписей, возвращаю на подписание. "Сейчас подпишем" говорят торговые представители и через полчаса возвращаются с подписанными договорами. Сижу, смотрю и мне смешно, во-первых, почти на всех договорах почерки партнеров очень сильно похожи, во-вторых, вернувшиеся через полчаса с подписями на договорах торговые, просто физически не могли за полчаса объехать несколько торговых точек в радиусе от 70 до 100 километров. Картина ясна, индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, поэтому расписывается кто угодно, а в нашем случае торговые представители. Повторно смотрю законодательство, действительно, иметь печать это право ИП, но не его обязанность.

Коммерческий отдел, чтобы обеспечить хорошие продажи, раскидывает эти холодильники с молниеносной скоростью. Завод-производитель даже не считает эти холодильники основными средствами, передавая их как рекламное оборудование и планово списывая раз в 5 лет. Однако завод может в любой момент потребовать от дистрибутора вернуть какую-то часть холодильников или перебросить с одной зоны покрытия в другую. Партнеры и торговые представители, видя что тут есть такие лазейки, относятся к холодильникам как к бесхозному имуществу. К примеру, хозяева торговых точек могут без предупреждения закрыть свою точку и увезти эти холодильники куда-нибудь в поселок. Как то раз, начальник службы безопасности, приехав по домашнему адресу партнера закрывшего торговую точку, увидел как из-за забора виднелось 4 брендированных холодильника от разных поставщиков. Так же при объезде нескольких торговых точек, некоторые партнеры наотрез отказывались отдавать холодильники, которые по их словам торговые представители продали им за наличные. Естественно, торговые это делали, аккурат перед своим увольнением.

И так, что мы имеем. Печати, которая бы подтверждала причастность партнера к приему этого оборудования нет, подписи проверить невозможно(не будешь же на каждый договор почерковедческую экспертизу заказывать), привести партнера и потребовать подписать соглашение невозможно(могут приехать только 1-2% всех партнеров), самому ездить по все области это глупо, завод заморачиваться не хочет, так как передал холодильники дистрибутору и будет требовать с него.

Что делать... Реальная ситуация такая что проведя инвентаризацию холодильного оборудования, никто не может дать гарантию что через месяц оборудование будет находиться там же и в том же количестве. Все подписанные к этому моменту договора, можно смело выбрасывать в мусор(а ведь уже больше года эта схема работает). Вся система выстроена так, что холодильники разворуют. При этом договора продолжают подписывать и нести мне, так как договора создают хоть какую-то иллюзию документальной передачи оборудования. Можно продолжить по установленному порядку, принимать договора и отправлять на завод. Но если будет проверка, то весь коммерческий отдел переведет стрелки в мою сторону и скажет «мы передали договора юристам, они ведь приняли». Упереться и сказать «несите только соответствующие требованиям», это одно и тоже что встать на пути поезда(продажи).

Однако коммерческий директор был так же лично заинтересован в решении этой проблемы, так как бардак с учетом холодильников, серьезно усложнял управление продажами. Поэтому мы с ним решили «руки связаны, но давай хоть что-нибудь попробуем сделать». Получили от бухгалтерии список оборудования принятого от завода и организовали инвентаризацию по факту. Далее сверили список договоров с данными инвентаризации и провели актуализацию договоров. Начальник СБ получил фронт работы по поиску утерянного оборудования. Чтобы торговые представители, чувствовали свою ответственность за договора, теперь договора принимались только при наличии визы торгового представителя "Подпись партнера Такоевича подтверждаю", такую же визу должен был ставить их супервайзер. Супервайзеры поняли, что при утере холодильников и поиска виноватого, будет всплывать их виза на договорах. А это значит, подключится служба безопасности завода и начнет искать личный интерес супервайзера в пропаже оборудования. А там глядишь, найдут еще что-то. Поэтому если ранее они закрывали глаза на "непонятные" перемещения оборудования торговыми, то теперь уже нет. Актуализация количества и местонахождения холодильников, стала проводиться чаще.

Естественно, принятые меры не обеспечили 100% результат и эти меры неактуальны, при цивилизованном документальном перемещении товарно-материальных запасов. Однако, эти меры оказались актуальны, когда нужно было ситуацию из категории "да кто там смотрит, делай что хочешь", перевести в категорию "это проверяется, могут быть последствия". Местонахождение и количество брендированных холодильников на территории дистрибуции стало прогнозируемым, что позволило коммерческому отделу, лучше стимулировать продажи. Договора стали тщательнее проверять еще до того, пока они дойдут до меня.